Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách Quản lý đơn hàng trên TikTok Shop. Quy trình giải quyết đơn hàng càng nhanh, độ hài lòng của khách hàng sẽ càng cao. Vì thế, hãy theo dõi các “mẹo” dưới đây về Quản lý đơn hàng trên TikTok Shop nhé.
Quản lý đơn hàng trên TikTok Shop
Quản lý và vận chuyển đơn hàng là gì?
Hầu hết các nhà bán hàng đều cảm thấy phấn khởi với đơn hàng đầu tiên, nhưng những bước tiếp theo cần làm gì? Nhà bán hàng cần tiến hành các bước tiếp theo cho đơn hàng. Đầu tiên, Nhà bán hàng cần biết cách Quản lý đơn hàng. Bao gồm nơi nào để kiểm tra, theo dõi các đơn hàng và Nhà bán hàng cần làm gì với các đơn hàng. Sau đó, Nhà bán hàng cần tiến hành xử lý các đơn hàng và gửi đơn hàng đến cho khách hàng thông qua đơn vị vận chuyển.
Cài đặt phương thức vận chuyển
Sau khi nhận đơn đặt hàng, các bạn cần chọn phương thức vận chuyển thông qua Trung tâm Nhà bán hàng (Seller Center).
Bạn vào Trung tâm Nhà bán hàng (Seller Center) >> Vận chuyển >> Tùy chọn vận chuyển
Hiện nay đang có 2 đơn vị vận chuyển chính đó là J&T và Giao Hàng Tiết Kiệm. Nếu bạn mới bắt đầu thì sẽ được chọn ngẫu nhiên vào J&T nhé.
Ở mục này, bạn có thể chọn phương thức vận chuyển được sử dụng cho các đơn hàng. Như có thể thấy trong hình, các đơn vị vận chuyển sẽ được xuất hiện để lựa chọn.
Bạn có thể sắp xếp vận chuyển trong từng đơn hàng và quyết định phương thức nào phù hợp. Trong phương thức vận chuyển hàng hóa, sẽ có 2 sự lựa chọn cho Nhà bán hàng bao gồm: Lấy hàng (tại kho của bạn) hoặc Gửi hàng (tại điểm gửi hàng gần nhất)
Chọn mục “Đang giao” và đến “Đang chờ vận chuyển”, sau đó bạn có thể thực hiện “Cài đặt vận chuyển” trên đơn hàng.
Bạn có thể chọn “Lấy hàng” để cài đặt thời gian hẹn lấy hàng và thông báo đến đơn vị vận chuyển để tiếp nhận đơn hàng, hoặc Nhà bán hàng có thể chọn “Gửi hàng” sau đó có thể đến gửi hàng trực tiếp tại kho.
Nếu Nbạn chọn “Lấy hàng”, bạn cần chọn ngày và giờ cụ thể cho việc lấy hàng. Một khi thời gian được cài đặt, bạn có thể ấn “Xác nhận” và hệ thống sẽ thông báo đến đơn vị vận chuyển để đến lấy hàng theo thời gian được thông báo.
Trong khi đó, nếu bạn chọn “Gửi hàng”, bạn cần tìm khi hàng gần nhất của đơn bị vận chuyển. Sau khi ấn “Xác nhận”, đơn hàng sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Đang chờ lấy hàng”.
Đóng gói đơn hàng
- Kiểm tra và cập nhật điểu kiện & điều khoản về kiện hàng/ vận chuyển và các chính sách để đảm bảo sản phẩm thỏa điều kiện vận chuyển.
- Nhà bán hàng chỉ có thể chuyển hàng hóa được sự cho phép từ đơn vị vận chuyển
- Chỉ có thể gói và gửi sản phẩm đã được đặt và xác nhận từ khách hàng
- Nhà bán hàng không đính kèm bất kì tin nhắn nào tới khách hàng với mục đích đề nghị những đánh giá sản phẩm tích cực từ phía người mua dành cho sản phẩm, hoặc những thông tin không phù hợp khác. Không bao gồm bất kì thông tin tiếp thị không được phép hay các thông tin khuyến mãi ví dụ: tờ rơi, thông tin trưng bày, nhãn giá và/ hoặc nhãn dán không liên quan đến sản phẩm.
- Trong trường hợp đóng gói đặt biệt được yêu cầu dành cho chất lỏng, vật sắc nhọn (như: dụng cụ cắt gọt), đồ dễ vỡ, dễ hỏng, hàng dệt, vật liệu nguy hiểm hay pin… Nhà bán hàng nên theo dõi hướng dẫn từ phía đơn vị vận chuyển về các thông tin chi tiết.
- Nếu có các yêu cầu đặc biệt trong quá trình vận chuyển, cần thông báo trước.
- Hộp gói hàng (ví dụ: cân nặng và lấp đầy các khoản trống) phù hợp để bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Sử dụng hộp với chất liệu không phù hợp có thể bị từ chối và bồi hoàn.
- Chọn kích thước hộp đảm bảo ít không gian trống nhất có thể sau khi sản phẩm được đặt vào. Tận dụng không gian có thể giúp tối ưu hóa việc gói nhiều món hàng nhất có thể vào trong một hộp (mà không làm hư hại sản phẩm).
- Lấp đầy gói hàng bằng các sản phẩm hỗ trợ có kích thước lớn như: bọc hơi, giấy gói, tấm mút, bọc bong bóng. Thay vì sử dụng những sản phẩm có kích thước nhỏ như xốp hạt đậu hay giấy vụn.
- Gói hàng không thể được gói kèm thêm bao gồm việc sử dụng bao hàng, dây thun, băng dán hay dây đai phụ kiện.
- Tránh sử dụng kim ghim hay sợi nylon vì những vật liệu này có thể nguy hiểm trong việc vận chuyển gói hàng.
Nhãn dán với thông tin vận đơn
Tất cả gói hàng đã sẵn sáng để gửi phải có nhãn vận chuyển bảo mật bao gồm các thông tin sau:
– •Tên khách hàng và đầy đủ thông tin địa chỉ
– •Số đơn đặt hàng
– •Tên đầy đủ và thông tin địa chỉ của Nhà bán hàng
Nhãn vận chuyển không được bao gồm các siêu liên kết, mã QR, thông tin liên lạc từ nền tảng khác; hoặc thông tin không liên quan đến đơn hàng. Thông tin cần thiết cho vấn đề vận chuyển sẽ được in thông qua Trung tâm trợ giúp (Seller Center).
Khi Nhà bán hàng chuẩn bị nhãn vận chuyển, Nhà bán hàng cần phải đáp ứng các yêu cầu sau đây,
– •Dán nhãn vận chuyển chính xác cho từng đơn hàng. Đơn vị vận chuyển có thể loại hoặc thanh lí các sản phẩm có nhãn dán sai nếu không xác định được chủ gói hàng hoặc dán nhãn lại cho đơn hàng với phí phát sinh khi xác định được chủ sở hữu của gói hàng.
– •Dán mã vạch được cung cấp bởi đơn vị vận chuyển lên gói hàng chắc chắn và cẩn thận.
Chú ý rằng khách hàng nên đảm bảo ràng thông tin nhận hàng được điền là chính xác, đầy đủ và còn hiệu lực. Nếu có bất kì vấn đề phát trinh bởi thông tin nhận hàng không hoàn chỉnh hoặc không chính xác gây ra từ phía khách hàng, khách hàng có thể sẽ chịu trách nhiệm về kết quả vận chuyển ví dụ đơn hàng giao không thành công.
Tùy chọn giao hàng
Giao khi đơn hàng được thanh toán từ khách hàng, Nhà bán hàng cần chuẩn bị đơn hàng trong vòng 72 giờ, và giao hàng sẽ bao gồm 3 bước:
1.In danh sách lấy hàng
2.Ấn vào “Sắp xếp vận chuyển” dể thông báo đến đơn vị vận chuyển đến lấy hàng. Hoặc Nhà bán hàng có thể đem hàng trực tiếp tới kho gần nhất.
3.In nhãn vận chuyển và chuẩn bị gói hàng
Trong quy trình đặt hàng, Nhà bán hàng có thể chọn 2 hình thức vận chuyển. Vận chuyển từng đơn hoặc Vận chuyển hàng loạt.
Vận chuyển từng đơn hàng
Vận chuyển từng đơn là lựa chọn dành cho Nhà bán hàng khi muốn gửi từng đơn hàng mợt và sắp xếp vận chuyển cho từng đơn hàng
1.Tất cả đơn hàng của Nhà bán hàng ở trong mục “Đang giao”, và Nhà bán hàng có thể tìm các đơn hàng tại mục “Đang chờ vận chuyển”. Trước khi sắp xếp giao hàng, Nhà bán hàng cần in danh sách lấy hàng và chuẩn bị gói hàng. Sau khi “In danh sách lấy hàng” để tiến hành đơn hàng.
2. Sau đó, Nhà bán hàng có thể chọn “Sắp xếp vận chuyển” để tiến hành vận chuyển đơn hàng. Nhà bán hàng có thể chọn giao hàng đến kho hàng gần nhất hoặc yêu cầu đơn vị vận chuyển đến lấy hàng. Đảm bảo rằng đơn hàng đã được đóng gói trước khi sắp xếp vận chuyển.
Chú ý: Ngưới mua có thể yêu cầu hủy mà không cần sự đồng ý của Nhà bán hàng trong vòng 1 giờ đặt đơn hàng, và tình trạng đơn hàng chưa sẵn sàng để gửi đi, trường hợp hủy sau khi đơn hàng đã sẵn sàng để gửi đi sẽ cần sự chấp thuận từ phía Nhà bán hàng.
3.Sau khi sắp xếp vận chuyển, trạng thái đơn hàng sẽ chuyển sang “Đang chờ lấy hàng”. Nhà bán hàng có thể chọn đơn hàng để tiến hoặc và in nhãn vận chuyển
Chú ý: Danh sách lấy hàng và nhãn vận chuyển có thể in riêng hoặc đặt trên chung 1 trang
4.Đơn hàng cần được lấy/ chuyển đi trong vòng 48 tiếng, cho cả 2 hình thức đến lấy và gửi hàng đến kho. Một khi đơn hàng được lấy thành công, trạng thái sẽ chuyển qua mục Đã vận chuyển và thông tin vận chuyển sẽ được cập nhật trong thông tin đơn hàng.
Vận chuyển hàng loạt
Vận chuyển hàng loạt là lựa chọn để vận chuyển nhiều đơn hàng hiệu quả. Với vận chuyển hàng loạt, Nhà bán hàng có thể thao tác trên nhiều đơn hàng cùng một lúc.
Để tiến hành đơn hàng với vận chuyển hàng loạt, Nhà bán hàng vào “Vận chuyển” > chọn “Vận chuyển hàng loạt” > “Sắp xếp vận chuyển”
Nhà bán hàng có 72 tiếng để chuẩn bị gói hàng và sắp xếp vận chuyển. Để sắp xếp vận chuyển, Nhà bán hàng có thể chọn các đơn hàng muốn tiến hành vận chuyển hàng loạt, chọn đơn cần tiến hành, sử dụng các bộ lọc:
– •Tùy chọn giao hàng, chỉ khi Nhà bán hàng có hơn 1 phương thức vận chuyển
– •Thời gian thanh toán, có thể chọn đến chính xác từng giây
– •Tên sản phẩm: có thể điền một từ trong tên đầy đủ của sản phẩm, và tìm kiếm:
– •Trạng thái in danh sách lấy
– •Trạng thái in nhãn vận chuyển
– •Số lượng SKU trong gói
– •Tin nhắn khách hàng
– •Lưu ý cho Nhà bán hàng
– •Thẻ đơn hàng
Sau đó vào “Tạo tài liệu”
– •Sau khi chọn “đơn được vận chuyển”, ấn “In” và Nhà bán hàng có thể tiến hành gói hàng.
– •Chú ý: Nhà bán hàng chỉ có thể in danh sách lấy hàng khi đơn hàng ở trạng thái “Đang chờ lấy hàng”.
Có 2 cách để tiến hành trong Vận chuyển hàng loạt.
1.Chọn đơn hàng bằng cách ấn vào ô vuông của từng đơn
– •Đầu tiên, chọn các đơn hàng. Nhà bán hàng có thể chọn in danh sách lấy hàng tại “Sắp xếp vận chuyển” và chọn đơn hàng mà Nhà bán hàng muốn vận chuyển.
– •Vận chuyển hàng loạt, ấn “Sắp xếp vận chuyển cho các đơn hàng được chọn”
– •Sắp xếp vận chuyển, Nhà bán hàng có thể chọn lấy hàng tận nơi hay gửi hàng đến kho, đơn vị vận chuyển sẽ lấy gói hàng hoặc Nhà bán hàng đưa gới hàng đến kho vận chuyển gần nhất.
2.Sắp xếp vận chuyển cho tất cả đơn hàng lọc được
– •Chọn đơn hàng, Nhà bán hàng có thể lọc đơn hàng cần vận chuyển, chức năng lọc có thể áp dụng là:
– ◦Tùy chọn giao hàng, chỉ khi Nhà bán hàng có hơn 1 phương thức vận chuyển
– ◦Thời gian thanh toán, có thể chọn đến chính xác từng giây
– ◦Tên sản phẩm: có thể điền một từ trong tên đầy đủ của sản phẩm, và tìm kiếm
– ◦Trạng thái in danh sách lấy
– ◦Trạng thái in nhãn vận chuyển
– ◦Số lượng SKU trong gói
– ◦Tin nhắn khách hàng
– ◦Lưu ý cho Nhà bán hàng
– ◦Thẻ đơn hàng
– •Vận chuyển hàng loạt, ấn vào “Sắp xếp cho các gói đã lọc”, hệ thống sẽ nhãy ra một cửa số, Nhà bán hàng xác nhận bằng cách ấn “Tiếp tục”
– •Sắp xếp vận chuyển: Nhà bán hàng có thể chọn “Tới lấy hàng” hoặc “Giao hàng tới kho”. Nền tảng sẽ xuất hiện cửa sổ để theo dõi tiến trình của vận chuyển hàng loạt. Nếu tiến trình hoàn thành, trạng thái của đơn hàng sẽ chuyển thành “Đang chờ lấy”, nếu tiến trành bị đóng đột ngột, tất cả các đơn hàng còn lại sẽ vẫn nằm trong trạng thái “Đang chờ vận chuyển”.
Chú ý: Người mua có thể yêu cầu hủy mà không cần sự đồng ý của Nhà bán hàng trong vòng 1 giờ đặt đơn hàng, và tình trạng đơn hàng chưa chuyển qua trạng thái “Đã lấy”, trường hợp hủy sau khi đơn hàng chuyển qua trạng thái “Đã lấy” sẽ cần sự chấp thuận từ phía Nhà bán hàng. Đề xuất Nhà bán hàng thực hiện vận chuyển đơn hàng tứ 1-72 tiếng sau khi đơn hàng được thanh toán.
Hiểu về thời gian quy trình giao hàng
Để Quản lý đơn hàng, đây là thời gian mà Nhà bán hàng cần biết để hoàn thành việc vận chuyển đơn hàng.
Vì thế, trong 72 tiếng sau khi khách hàng thanh toán cho đơn hàng, Nhà bán hàng cần hoàn thành và chuyển đơn hàng tới đơn vị vận chuyển trước 72 tiếng. Nếu Nhà bán hàng không thể thực hiện quy trình, đơn hàng sẽ bị hủy bởi hệ thống.
